rentcar-hub.com（以下「本サービス」）は、個人情報保護法その他関連法令を遵守し、
利用者の個人情報およびテナントデータを適切に取り扱います。
本ポリシーは、本サービスにおける個人情報等の収集・利用・管理方針を定めます。
1. 収集する情報
本サービスは、利用目的の達成に必要な範囲で以下の情報を収集します。
| 収集場面 |
収集する情報 |
目的 |
| テナント申込 |
クリエイター名、note.com ID、メールアドレス、希望サブドメイン、レンタカー会社名 |
テナント開設・確認メール送信 |
| 申込フォーム（不正検知） |
IPアドレス、ブラウザ情報（User-Agent） |
不正申込・スパムの防止 |
| 顧客情報登録 |
氏名・カナ、メールアドレス、電話番号、部署、職位、入職日、緊急連絡先、会費情報 |
顧客管理機能の提供 |
| アカウント作成 |
メールアドレス、ログインID、パスワード（ハッシュ化）、ロール |
認証・アクセス管理 |
| AIチャット利用 |
入力メッセージ、チャット履歴 |
AI相談機能の提供・履歴管理 |
| メール送信 |
送信先メールアドレス、メール本文、送信日時 |
通知・ログ管理 |
2. 利用目的
収集した情報は、以下の目的のみに利用します。
- 本サービス（レンタカー事業者管理システム）の提供・運営
- テナント開設・メール確認等の手続き処理
- 顧客管理・団交・会議・AI相談等の各機能の提供
- 不正利用・スパムの防止
- サービスに関する通知・お知らせの送信
- 本サービスの品質改善（個人を特定しない集計情報の活用）
上記目的以外での利用は行いません。
3. 要配慮個人情報の取り扱い
本サービスには、個人情報保護法第2条第3項に定める「要配慮個人情報」として、
レンタカー事業者への所属に関する情報が含まれます。
- 当該情報は、顧客管理機能の提供のみを目的として取り扱います。
- 本サービスへの顧客情報の登録をもって、テナント管理者は当該要配慮個人情報の取り扱いに同意したものとみなします。
- 顧客情報を第三者に提供することはありません（次条の例外を除く）。
4. 第三者提供
本サービスは、以下の場合に利用者の情報を第三者に提供・送信します。
| 提供先 |
送信される情報 |
目的・根拠 |
Google LLC
（Gemini API） |
AIチャットへの入力内容、レンタカー会社情報（レンタカー会社名・顧客数等のコンテキスト） |
AI相談機能の提供。
AI機能の利用をもって送信に同意 |
Google LLC
（reCAPTCHA v3） |
申込フォーム送信時の IPアドレス・ブラウザ情報・行動スコア |
スパム・ボット対策 |
| 外部 SMTP サービス |
送信先メールアドレス・メール本文 |
確認メール・通知メールの送信 |
Google のプライバシーポリシー: https://policies.google.com/privacy
上記以外の第三者への個人情報の販売・提供は行いません。
ただし、法令に基づく公的機関からの開示要求には応じる場合があります。
5. 外部送信情報（電気通信事業法対応）
本サービスは、利用者の端末から以下の外部サービスに情報を送信します。
- Google Gemini API: AI機能利用時、入力内容・レンタカー会社情報（Google LLC, 米国）
- Google reCAPTCHA v3: 申込フォーム送信時、IPアドレス・UA（Google LLC, 米国）
- Google Fonts / Bootstrap CDN: フォント・CSSファイルのロード（IPアドレス）
6. データの保管・セキュリティ
- 本サービスのデータは、日本国内のサーバーに保管されます。
- パスワードはハッシュ化（pbkdf2:sha256）して保存します。平文での保存は行いません。
- APIキー等の機密情報は暗号化して保存します。
- テナントごとのデータ分離は、データベースの行レベルセキュリティ（RLS）により実施しています。
- 不正アクセス対策として、レート制限・reCAPTCHA・ハニーポット等を実施しています。
7. データの保存期間・削除
- テナントのデータは、テナントが有効な間保持します。
- テナントを削除した場合、顧客情報・AI履歴等の関連データはすべて削除されます。
- テナント申込履歴（申込者メールアドレス・申込日時等）は、不正利用の防止および問い合わせ対応のため、一定期間保持します。
- メール送信ログは、テナント削除とともに削除されます。
8. Cookie の利用
- 本サービスは、ログイン状態の保持のためにセッション Cookie を使用します。
- Google reCAPTCHA v3 による Cookie が設定される場合があります（Google のポリシーに準拠）。
- 広告目的・行動追跡目的の Cookie は使用しません。
9. 個人情報の開示・訂正・削除の請求
- 利用者は、本サービスが保有する自己の個人情報について、開示・訂正・削除・利用停止を請求する権利を有します。
- テナントデータ（顧客情報等）は、テナント管理者がシステム上で直接管理（編集・削除）できます。
- テナント申込時に収集した情報（メールアドレス等）の開示・削除請求は、本サービス内のお問い合わせ窓口よりご連絡ください。
- ご本人確認を行った上で、法令の定める範囲内で対応します。
10. プライバシーポリシーの変更
- rentcar-hub.com は、法令の変更・サービス内容の変更等に伴い、本ポリシーを変更することがあります。
- 重要な変更を行う場合は、本サービス上または登録メールアドレスへの通知をもって告知します。
- 変更後も本サービスを継続して利用した場合、変更後のポリシーに同意したものとみなします。
附則: 本ポリシーは 2026年4月15日 から施行します。
利用約款はこちらをご覧ください。